Checklist AI Act para centros educativos: agosto de 2026

El 2 de agosto de 2026 entra en aplicación el grueso del Reglamento europeo de IA (Reglamento UE 2024/1689) para los sistemas de alto riesgo, y la educación está en esa lista. Si tu centro usa herramientas de IA que evalúan al alumnado, deciden sobre admisiones o vigilan exámenes, tienes obligaciones concretas como entidad que despliega esos sistemas. La buena noticia: casi todo se resuelve con orden y documentación, no con abogados caros.

Esta checklist convierte el reglamento en tareas que puedes repartir en un claustro de septiembre. Marca lo que ya tienes, asigna responsable a lo que falta y ponle fecha. Al final tienes dos textos listos para copiar: la circular a familias y el acta de designación de supervisor.

Una aclaración antes de empezar: el centro casi nunca es “proveedor” de IA, es “responsable del despliegue”. Eso reduce mucho la carga, pero no la elimina.

1. Lo que ya está prohibido (desde febrero de 2025)

• Verifica que ninguna herramienta del centro hace reconocimiento de emociones del alumnado en el aula. Está prohibido en el ámbito educativo salvo motivos médicos o de seguridad.
• Comprueba que nada de lo que usáis puntúa o clasifica a personas de forma general (social scoring) ni explota vulnerabilidades de los menores.
• Si algún proveedor presume de “detectar el estado de ánimo del alumno”, pídele por escrito cómo encaja eso con el artículo 5 del reglamento. Guarda la respuesta. Frase que puedes usar tal cual: “Necesitamos confirmación escrita de que la funcionalidad X no constituye reconocimiento de emociones en el sentido del artículo 5.1.f del Reglamento UE 2024/1689”.

2. Inventario: saber qué IA tienes en casa

• Haz la lista completa de herramientas con IA en uso: las contratadas por el centro, las que vienen dentro de otras plataformas y las que el profesorado usa por su cuenta.
• Clasifica cada una: ¿evalúa aprendizajes, decide admisiones o accesos, detecta comportamiento en exámenes? Si sí, trátala como alto riesgo.
• Una tabla de cinco columnas es suficiente. Así queda un inventario real de un centro concertado de dos líneas:

Herramienta	Proveedor	¿Alto riesgo?	Datos que trata	Quién la usa
Plataforma de evaluación adaptativa de mates	EdTech S.L.	Sí (evalúa aprendizajes)	Nombre, curso, resultados	Dpto. Matemáticas, 1.º-4.º ESO
Chatbot de dudas de la web del centro	Incluido en la web	No	Ninguno personal	Familias
Asistente de IA generativa del profesorado	Licencia educativa	No (apoyo docente)	Sin datos de alumnos	Claustro
Corrector automático de redacciones de inglés	Proveedor LMS	Sí (califica)	Textos del alumnado	Dpto. Inglés

• Repite el inventario cada trimestre. Las herramientas nuevas entran por la puerta de atrás: una extensión que instala un docente ya cuenta.

3. Obligaciones con los sistemas de alto riesgo

• Usa cada sistema siguiendo las instrucciones del proveedor. Suena obvio, pero tiene que constar: guarda el manual y deja escrito quién lo ha leído.
• Asigna supervisión humana con nombre y apellidos: una persona formada que pueda ignorar o revertir lo que diga la IA. Abajo tienes el acta modelo.
• Asegúrate de que ninguna decisión relevante sobre un alumno (nota, promoción, admisión) la toma la IA sola. Siempre decide una persona, y así debe constar en las actas de evaluación.
• Comprueba que los datos que metéis en el sistema son pertinentes y están actualizados. Datos viejos, decisiones malas.
• Conserva los registros de uso (logs) que el sistema genere, como mínimo seis meses.
• Informa al alumnado y a las familias de que se usa un sistema de IA de alto riesgo y para qué. Vale una circular clara, no hace falta un tratado.
• Si detectas un incidente grave o un riesgo, avisa al proveedor y suspende el uso. Deja constancia escrita de la fecha y la decisión.

4. Alfabetización en IA (ya en vigor)

• El artículo 4 obliga desde febrero de 2025 a que quien maneja estos sistemas tenga un nivel suficiente de alfabetización en IA. Traducción: formación al claustro, documentada.
• Programa al menos una sesión de formación al año y guarda la convocatoria, la asistencia y los contenidos. Un formato que funciona: 2 horas en septiembre (qué es y qué no es la IA, política del centro) y 2 horas en enero (casos prácticos por departamento).
• Prioriza a quien usa IA para evaluar o tutorizar: son los usos más sensibles.
• No hace falta contratar nada externo para cumplir: una sesión interna preparada por la coordinación digital, con acta y hoja de firmas, ya es formación documentada.

5. Transparencia con chatbots y contenido generado

• Si el centro ofrece un chatbot o tutor de IA, el alumnado tiene que saber que habla con una máquina. Revisa que la herramienta lo dice de forma clara al empezar la conversación.
• Si publicáis imágenes o textos generados con IA en canales del centro (web, redes, revista escolar), indicadlo cuando pueda dar lugar a confusión. Una línea al pie basta: “Ilustración generada con IA”.

6. Papeles que tienen que existir antes de agosto

• Contrato de encargado de tratamiento (RGPD) con cada proveedor de IA. Sin excepciones. Si el proveedor no lo ofrece, esa herramienta no puede tratar datos de alumnos.
• Documento de una página por cada sistema de alto riesgo: para qué se usa, quién lo supervisa, qué datos trata y cómo se informa a las familias.
• Registro de formación del claustro en IA (convocatorias, asistencia, contenidos).
• Procedimiento breve de qué hacer ante un incidente: a quién se avisa dentro (dirección, DPD) y fuera del centro (proveedor, y si procede, autoridad de protección de datos).

Modelo de circular a las familias (copiar y adaptar)

“Estimadas familias: este curso el centro utiliza [nombre de la herramienta], una plataforma con inteligencia artificial que apoya [la práctica de matemáticas / la corrección de redacciones] de sus hijos e hijas. La herramienta propone ejercicios y orientaciones, pero todas las decisiones académicas (calificaciones, promoción) las toma siempre el profesorado. Los datos tratados son [nombre, curso y resultados de las actividades], conforme al RGPD y bajo contrato con el proveedor. La persona responsable de supervisar su uso es [nombre y cargo]. Para cualquier duda pueden escribir a [correo del centro].”

Modelo de acta de designación de supervisión humana

“En [localidad], a [fecha], la dirección de [centro] designa a [nombre y apellidos], [cargo], como responsable de la supervisión humana del sistema [herramienta], conforme al artículo 26 del Reglamento UE 2024/1689. Esta persona ha recibido formación sobre el funcionamiento y las limitaciones del sistema, está facultada para ignorar, corregir o revertir sus resultados, y para suspender su uso ante cualquier incidente, informando a la dirección. Firmado: la dirección y la persona designada.”

Calendario realista para llegar a agosto

• Septiembre: claustro de 30 minutos para presentar esta checklist y repartir bloques.
• Octubre: inventario completo (bloque 2) y revisión de contratos RGPD (bloque 6).
• Noviembre: designación de supervisores con acta y circular a familias (bloque 3).
• Enero: sesión de formación documentada (bloque 4).
• Marzo: documentos de una página por sistema y procedimiento de incidentes (bloque 6).
• Mayo: simulacro suave: elegid un sistema y repasad juntos qué haríais si mañana da un resultado claramente erróneo.
• Junio: revisión final y archivo de todo en una carpeta compartida que sobreviva a los cambios de equipo directivo.

Dudas rápidas que salen en todos los claustros

“Somos un centro pequeño, sin coordinador digital. ¿Nos aplica igual?” Sí, el reglamento no distingue por tamaño. Pero la carga es proporcional al uso: si solo usáis una herramienta de alto riesgo, el papeleo completo cabe en una tarde. Y si no usáis ninguna, vuestra única obligación real hoy es la alfabetización del artículo 4 y vigilar lo que entra.

“¿La IA generativa que usa el profesorado para preparar clases es de alto riesgo?” No, mientras no evalúe al alumnado ni decida nada sobre él. Preparar materiales, adaptar textos o generar ejercicios es uso de apoyo. Se convierte en asunto serio cuando le metéis datos personales de alumnos: ahí manda el RGPD, con o sin AI Act.

“¿Esto aplica también a concertados y privados?” Sí. Las obligaciones son del responsable del despliegue, sea quien sea el titular. En la pública parte del trabajo (contratos, plataformas autonómicas) lo cubre la administración educativa, pero la supervisión humana y la información a familias siguen siendo del centro.

“¿Y si llegamos a agosto sin tenerlo todo?” Prioriza en este orden: primero que ninguna decisión sobre alumnos la tome la IA sola (eso es lo grave), después el inventario y los contratos, y por último el resto de papeles. Un centro que puede enseñar esas tres cosas y un plan en marcha está en otra liga que uno que no sabe ni qué herramientas usa.

Cómo usar esta checklist

Reparte los seis bloques entre tres personas: dirección (bloques 1, 3 y 6), coordinación TIC o digital (2 y 5) y jefatura de estudios (4). Reunión de una hora al mes para revisar avances. Si en octubre tenéis el inventario y los contratos, y en marzo la formación y los documentos de una página, llegáis a agosto de 2026 con los deberes hechos y sin sustos.